Die bisherigen Überlegungen zur Organisation fachlicher Kommunikation führten zur

• Klärung des Kommunikationsbegriffs:

Kommunikation wurde interpretiert als bilateraler (multilateraler) Interaktionszusammenhang zum Zwecke des Wissensaustauschs durch Informationsvermittlung

• Klärung des Informationsbegriffs:

Information wurde interpretiert als Wissen in interaktionsfähiger Form (unter Verwendung von Sprachen repräsentierte und durch Bindung an Träger transportierbare und erfahrbare Bedeutungsgehalte)

Was heißt in diesem Zusammenhang Organisation?

• Ist Organisation fachlicher Kommunikation erforderlich ?
• Funktioniert fachliche Kommunikation nicht spontan ?
• Welche Aufgaben, Maßnahmen umfaßt eine erforderliche Organisation ?

Beobachtungen zeigen:

Die Spontaneität des Wissensaustauschs durch Informationsvermittlung ist belastet, eingeschränkt, gestört wegen / durch:

• häufig wechselseitiger Unbekanntheit der Kommunikations-Partner
• Raum-Zeit-Distanz der Partner
  Inf.-Produktion u. Inf.-Rezeptionsbedarf entsprechen sich nicht:
• - Entstehungsort ist meist nicht Rezeptionsort; Entstehungszeit und Rezeptionszeit fallen i.d.R. nicht zusammen.
• Mängel in der Quantität
  - zuviel (überflüssige, redundante), zu wenig (unvollständige) Information -
• Mängel in der Qualität
  - geringe Relevanz, ungeklärte Verläßlichkeit, Unausgewogenheit etc. der Information -

Soll das Gelingen

      fachlicher Kommunikation

nicht dem Zufall überlassen bleiben, sind Maßnahmen erforderlich, die ihre Grundlage sicherstellen: nämlich die

Zugänglichkeit von Information,

und zwar

sie benötigt wird.

Diese Zugänglichkeit sicherzustellen,ist Zielsetzung der

DOKUMENTATION

Dokumentation

ist die

• Ermittlung
• Sammlung/Beschaffung
• Auswahl
• Erschließung/Erfassung
• Ordnung
• Speicherung
• Verarbeitung, Verdichtung
• Bereitstellung/Vermittlung/Verbreitung

von Informationen aller Art

Die Aufgaben der Dokumentation sind als Aufgabenfolge,
als Prozeß anzuordnen.

Der Dokumentationsprozeß durchläuft stets die drei Phasen:

1. INFORMATIONSERMITTLUNG
2. INFORMATIONSVERWALTUNG
3. INFORMATIONSVERMITTLUNG

Die Phasen des Dokumentationsprozeß

1. INFORMATIONSERMITTLUNG
   1. Informationsbeschaffung
      - Überwachung des Informationsaufkommens
      - Erwerbung u. Akzession des Dokumentenmaterials
      - Sichtung, Bewertung, Auswahl von Dokumenten/Daten
   2. Hilfsmittel: Bestell- u. Akzessionssysteme Abonnementsüberwachung
   2. Informationserschließung
      - Duplikatkontrolle
      - Formale Erschließung Ansetzung der z.B. bibliographischen Daten formale Dokumentenkennzeichnungen (Dok-Nr., Signaturen)
      - Inhaltliche Erschließung Klassierung durch Notationen Vergabe von Deskriptoren Erstellung / Übernahme von Kurzreferaten (Abstracts)
   3. Hilfsmittel: Regelwerke der formalen Erschließung
      Ordnungssysteme / Dokumentationssprachen
      automatisierte Indexierungsverfahren
   3. Informations-(Daten-) Erfassung
      - Editierung der Erschließungsergebnisse (Indexate)
      Scanning
      Dateneingabe am PC
      Korrekturen
      Formatierung
      - Speicherung auf Datenträger
   4. Hilfsmittel: OCR-Systeme / Editiersysteme
      Prüfsysteme und Korrekturhilfen
      Dateimanagementsysteme
   5. (Nähere Ausführungen zu 1. in der Veranstaltung Wissensorganisation)
2. INFORMATIONSVERWALTUNG
   1. Daten-/ Datenbankmanagement
      - Datenbankkonforme Datenstrukturierung
      - Datenbankaufbau
      - Updating und Reorganisation der Datenbank
      - Datensicherung
   2. Hilfsmittel: Die Verfahren sind automatisiert
   2. Retrievalorganisation
      - Bereitstellung von Such- und Zugriffssystemen
      - Bereitstellung von Druck-, Übertragungsroutinen
      - Bereitstellung von Verarbeitungsroutinen
      - Help-Desk und Mail-Box
      - Kundenverwaltung
   3. Hilfsmittel: Die Verfahren sind automatisiert
   4. (Nähere Ausführungen zu 2. in der Veranstaltung: Datenorganisation)
3. INFORMATIONSVERMITTLUNG
   1. Informationsrecherchen
      - Problemanalyse
      - Datenbankauswahl
      - Information Retrieval
      · Frageformulierung
      · Verknüpfungsstrategien
      · Ausgabe der Suchergebnisse
      - Quellenbeschaffung
   2. Hilfsmittel: Emulationssoftware
      (menu-geführte) Retrievalsysteme
      Mail-Order
   2. Informationsselektion und - bewertung
      (Mehrwertdienste - value added information)
      - Automatisierte / intellektuelle Auswertung recherchierter Informationen
      - State-of-the-art-reports
      - Fortschrittsberichte
   3. Hilfsmittel: Systeme zur statistischen Auswertung und graphischen Ergebnisdarstellung
   4. Informationsverbreitung
      - Gestaltung und Produktion unterschiedlicher Informationsdienste
      - Bibliographien
      - Referateorgane
      - Indizes/Register
      - Analysen
      - Newsletter
      - Bulletin Boards
      - Mailing Lists
   5. Hilfsmittel: Desk-Top-Publishing Systeme, E-Mail-Systeme
   6. (Nähere Ausführungen zu 3. in den Veranstaltungen Literaturdokumentation / Faktendokumentation)

Übersichtsschema Dokumentation

Übersichtsschema Dokumentation

Man unterscheidet Dokumentationen nach

• ihrem Gegenstandsbereich
  • z.B. Medizin-Dokumentation
  • Chemie-Dokumentation
  • Umwelt-Dokumentation
  • Wirtschafts-Dokumentation
• den bearbeiteten Dokument-, Informationstypen
  • Literatur- (Text-, Dokument-) Dokumentation;
  • Bild-, Ton-Dokumentation
  • Themen-, Daten/Fakten-Dokumentation
• der Form des Informationsnachweises
  • Referenz-Dokumentation
  • Quellen-Dokumentation

Dokumentationen unterstützen fachliche Kommunikation in Verbindung mit
Bibliotheken (Mediotheken)
Archiven (Registraturen)

(sogen. ABD-Einrichtungen)

Abgrenzungen der ABD-Einrichtungen

Abgrenzungen der ABD-Einrichtungen

Das 3-Phasen-Schema des Maßnahmengesamt der Dokumentation:

• INFORMATIONSERMITTLUNG
• INFORMATIONSVERWALTUNG
• INFORMATIONSVERMITTLUNG

kann auch als Schema der

Ablauforganisation

von Informationssystemen verstanden werden:

• INPUT
• DATAMANAGEMENT
• OUTPUT

Das Maßnahmengesamt der Dokumentation:

• INFORMATIONSERMITTLUNG
• INFORMATIONSVERWALTUNG
• INFORMATIONSVERMITTLUNG

konstituiert

Informationssysteme

(zur Gewährleistung fachlicher Kommunikation)

= formale IS-Konstitution.

Ihre konkrete / inhaltliche Ausprägung,

= materiale IS-Konstitution,

erhalten IS von bestimmten Gestaltungsfaktoren:

Gestaltungsfaktoren von Informationssystemen

Gestaltungsfaktoren

1. Datenspezifika
   z.B.
   • Volltextinformation im juristischen Bereich
   • Strukturformel-Darstellung in der Chemie
   • Abbildungen in der Archäologie / Kunstgeschichte
   • Statistische Daten (Graphiken) in der Wirtschaft
   • Physiologische Werte in der Medizin
   • Normen / Grenzwerte im Umweltbereich
2. Eingesetzte Technologien
   • Konventionelle Mediensysteme:
     Printmedien in Magazin-Speichern
     Zugang über Kataloge/Karteisysteme
     
     Verteiltechniken: Kopien
     Versandsysteme: Paper-mail
     Telefax
   • DV-Systeme
   • Datenbanken / Information Retrieval
     • online (über Netze)
     • offline (CD)
     • stand alone (auf PC)
     • onsite (auf LAN-Server)
     
     Internet: World Wide Web / Gopher
     Telekom-Online / CompuServe etc.
     NEWS
     E-Mail: Bulletin Boards etc.
   • Mikroformen
   • TV Videotext
3. Systemzwecke
   z.B.
   • Berichtssysteme:
     Listen, gedruckte I-Dienste
   • Auskunftssysteme:
     abfragbare I-Dienste
   • Systeme zur
     Entscheidungsunterstützung:
     Expertensysteme
   • Steuerungssysteme:
     Robotersteuerung
4. Einsatzbereiche
   z.B.
   • Forschungs-IS:
     Literatur-Nachweis
     Daten / Fakten-Nachweis
   • Planungs-IS:
     Idea-Processors / Outliner
     Projektmanagement-Systeme
     (Workflow-Management)
   • Verwaltungs-IS / Management-IS:
     Bürosysteme
     (Textverarbeitung,Tabellenkalkulation
     Statistik-S., Graphische I-Verarbeitung
     Archivierungssysteme)
5. Spezifika der Betreiber
   z.B.
   • Öffentliche Informations-Einrichtungen Forschung universitär außeruniversitär Ausbildung Bildungseinrichtungen/Museen Verwaltung Behörden Privatwirtschaftliche Informations- Einrichtungen Verlage, Hosts Kammern Krankenhäuser Firmeninterne I-Stellen
   • Anforderungen der Benutzer z.B. Anzahl der potentiellen Nutzer Bedarfsprofil der Nutzer - fachliche Orientierung - Anforderungen aus der Funktion - Anforderungen aus der Institution Akzeptanzbarrieren - organisatorische Barrieren - technische Barrieren - sprachliche Barrieren - Kostenfrage

Dokumentationen,
Informationssysteme
unterstützen fachliche Kommunikationsprozesse durch
Unterstützung von

• Informationsdiffusion
• Informationstransfer
• Informationstransformation
• Informationsselektion

INFORMATIONSDIFFUSION

INFORMATIONSDIFFUSION

Beschleunigung der Informations-Übermittlung von der Erkenntnisgewinnung zur Erkenntnisnutzung durch (vernetzte) Informationssysteme.

Informationssysteme unterstützen die Informationsdiffusion durch

• Ermittlung und Erschließung
  - von schwer zugänglichen Publikationen
  - von grauer Literatur
• Kumulierung von Einzelinformationen
• Aktuellen Informationsnachweis
• Übersetzungsdienste
• Kontaktbörsen
  (E-Mail-Bulletin-Board-Systeme)

INFORMATIONSTRANSFER

INFORMATIONSTRANSFER

Informationssysteme unterstützen den Informationstransfer:

• Datenbankrecherchen helfen Doppelarbeit zu vermeiden.
• Datenbanken zu Forschungsprojekten, Patenten lassen Entwicklungstrends erkennen und fördern Kooperationen.
• Datenbanken vermitteln F&E-Ergebnisse an Klein u. mittelständische Unternehmen (KMU)

INFORMATIONSTRANSFORMATION

INFORMATIONSTRANSFORMATION

Umwandlung von Zielvorstellungen in konkrete
Ausführungsanweisungen (top down)

Verdichtung von Expertenwissen in
Entscheidungsinformation (bottom up)

Informationssysteme
unterstützen die
Informationstransformation

durch
Systeme zur Prozeßsteuerung
- CAD/CAM
- CIM
- Workflow-Management
Lernsysteme

INFORMATIONSSELEKTION

INFORMATIONSSELEKTION

Bereitstellung von Verfahren für gezielten / gewichteten / vollständigen Informationszugriff.

Informationssysteme zur Unterstützung der Informationsselektion:

Suchmaschinen / Navigatoren in Netzen
Meta-Informationssysteme
Informationsmehrwert-Dienste
(der Informations-Broker)

Zusammenfassung

Dokumentation als Theorie

ist die

• Methodenlehre
  intellektueller und technischer Organisation
  der Informationsvermittlung

Dokumentation als Praxis

ist als

• Abfolge von Tätigkeiten
  (= Aufbaustufen von Informationssystemen)

• Voraussetzung
  der Informationsvermittlung

INFORMATIONSVERMITTLUNG

Ergänzung des Kommunikationsschemas

Ergänzung des Kommunikationsschemas

Ergänzung des Kommunikationsschemas

Die Koordinierung von IDK bedeutet Organisation fachlicher Kommunikation und ist Aufgabe des Informationsmanagement

Organisation fachlicher Kommunikation

Kommunikations- , Informations- , Dokumentations-Systeme

Kommunikations- , Informations- , Dokumentations-Systeme